varnyte Struktūra   varnyte Parašykite mums  
Buhalteris






Daug yra tokių, kurie ką nors daro, bet nežino kam.

Mencijus

 Į pradžią Į pradžią

 Konsultacijos Konsultacijos

 Kalendorius Kalendorius

 
 
1. Konsultacijos
2. Teisės aktų pakeitimai
3. Buhalterio žodynėlis
4. Apskaitos ir mokesčių naudinga informacija
5. Teisė buhalteriui
6. Mokesčių apskaičiavimas ir apskaita
7. Vadybos ir kaštų apskaita
8. Buhalteris ir kompiuteris
9. Naudingi kontaktai
11. Laisvalaikis
12. Buhalterių birža
13. Valiutų santykiai
14. Kalendorius
15. Skaitykla
 
 


Kiekvienam buhalteriui – naudingos „Excel" galimybės!


Dažnoje įmonėje naudojamos apskaitos programos neapima visos apskaitos ir buhalteriui papildomai reikia pasirengti, susisteminti tam tikrą informaciją. Taigi, ši darbo priemonė palengvins tokias užduotis. Šalia naudojamos apskaitos programos galėsite pasirengti nesisteminius registrus ar dokumentus.


plačiau...

Patarimai, kaip tvarkyti duomenis nedidelėje įmonėje
2015 01 22

Vaidotas Narušis

Informacinių technologijų specialistas


Sąvoka „dokumentų valdymas" ar „dokumentų tvarkyba" (angl. „document management") susijusi daugiausia su programų sistemomis, skirtomis elektroniniams dokumentams tvarkyti. Šios sistemos sukurtos taip, kad kuo patogiau ir patikimiau būtų kaupti ir surasti elektroninius dokumentų failus. Tačiau iki šiol daugelis įmonių dirba ne tik su elektroniniais, bet ir popieriniais dokumentais, kurie dažnai sudaro didesnę dalį. Vienas iš sprendimų – pradėti taikyti absoliučiai visų naudojamų popierinių dokumentų konvertavimo į elektroninius sistemą (paprastai tai reiškia automatinį skenavimą ir teksto atpažinimą). Tačiau mažoms įmonėms tai brangoka išeitis. Lengviau ir pigiau būtų susikurti paprastą neelektroninę dokumentų tvarkybos sistemą.


Paprastos dokumentų tvarkybos sistemos kūrimas turėtų remtis dokumentų tvarkymo įmonėje planu. Toliau aptarsime atskiras stambesnes jo dalis.


Dokumentų kūrimo taisyklės


Kad dokumentų judėjimas įmonėje ar įstaigoje vyktų pagal sistemą, turėtų būti nustatytos dokumentų kūrimo taisyklės. Jose reikėtų numatyti įvairiausių įmonėje cirkuliuojančių dokumentų kūrimo tvarką – finansinių, vadybos apskaitos ataskaitų, elektroninių ir popierinių laiškų, reklamų tekstų, skolų suderinimo pažymų, sąskaitų faktūrų ir t.t.


Taisyklėse galėtų būti tokie punktai, kaip:


· kokiems dokumentų tipams reikalingi šablonai, ir jei reikalingi, kur jie saugomi,


· bendri reikalavimai dokumentų (ir šablonų) išvaizdai ir stiliui,


· bendri visiems dokumentams privalomi rekvizitai, pavyzdžiui, ar pakanka sudarymo datos, ar reikalingas ir sudarymo laikas,


· kokia tvarka dokumentai platinami, derinami ir redaguojami.


Didesnėse įmonėse paskutinis punktas yra svarbesnis – jei dokumentų sudarymo procesuose dalyvauja daug grandžių, reikia gerai apgalvoti, kaip užtikrinti procesų nuoseklumą ir efektyvumą.


Dokumentų saugojimo taisyklės


Visų pirma, reikia pasirūpinti fizinėmis dokumentų saugojimo priemonėmis. Tarkime, jei įmonėje dokumentai saugomi spintose, reikėtų įvertinti ne tik išlaidas toms spintoms įsigyti, bet ir laiko sąnaudas, kurių prireiks, norint vėliau surasti reikiamus dokumentus spintose. Todėl reikalinga ir įmonei gerai pritaikyta dokumentų kodavimo sistema.


Antra, reikėtų pagalvoti apie dokumentų dėjimo į segtuvus sistemą bei popierinių elektroninių dokumentų failų tvarkybos taisykles. Reikalingiausi dokumentai turėtų būti lengvai pasiekiami ir nepasenę.


Trečia, reikia nuspręsti, kaip archyvuoti senesnius dokumentus. Galima, pavyzdžiui, įdiegti taisyklę, kad kiekvienų metų pradžioje kompiuterių darbiniuose kataloguose failai inventorizuojami, nebereikalingi pašalinami, o archyvuojami perkeliami į nustatytas vietas. Tas pats galėtų būti daroma su popieriniais dokumentais. Elektroniniams laiškams archyvuoti galima pasinaudoti automatizavimo priemonėmis – pavyzdžiui, „Microsoft Outlook" programoje galima nustatyti, kad tam tikro senumo laiškai automatiškai perkeliami į kitą vietą.


Dokumentų paieškos supaprastinimas


Tyrimų duomenimis, dokumentų paieškai įmonių kontorų darbuotojai sugaišta vidutiniškai valandą per dieną, todėl šį darbą organizavus geriau, galima būtų sutaupyti nemažai laiko. Tam reikia gerai veikiančios dokumentų organizavimo sistemos. Pavyzdžiui, įvedus griežtą failų pavadinimų sistemą, reikiamą dokumentą būna lengviau rasti.


Mažoje įmonėje galbūt pakaktų sukurti ir publikuoti failų saugojimo vietų sąrašą. Jame galėtų būti pažymėta, kur reikėtų dėti tam tikro tipo dokumentus (taip pat, kur jų ieškoti) ir ar tam tikras failas bus saugomas elektroniniu, ar popieriniu pavidalu.


Pavyzdžiui, jei įmonė reklamai kuria prekių katalogus, įrašas apie juos failų saugojimo vietų sąraše galėtų atrodyti taip:


· Prekių katalogai – kompiuteris A – diskas Z: – Darbo dokumentai – Prekių marketingo priemonės – Bendra reklama –Prekių katalogai – Prekių katalogas 2013


Pilnas sąrašas faile turėtų būti prieinamas iš visų kompiuterinių darbo vietų ir išspausdintas pakabintas prie visų dokumentų spintų.


Dokumentų duomenų saugumas


Pirmas punktas saugumo taisyklėse galėtų būti pačios įmonės saugumo priemonių naudojimo tvarka. Įmonėje turėtų būti įdiegta kažkokia apsaugos sistema – signalizacija, budėtojai, fizinės saugumo priemonės: saugesnės durys ir langai, stebėjimo kameros, patalpų rakinimo taisyklės.


Dokumentų spintos turėtų būti rakinamos nedarbo metu bei tada, kai yra tikimybė, kad pašaliniai žmonės gali prie jų prieiti.


Elektroninių dokumentų saugumo taisyklėse turėtų būtų nustatytas atsarginių kopijų darymo periodiškumas ir vietos, kur tos kopijos dedamos (tai neturėtų būti vieta tame pačiame kompiuterio diske, kur laikomi originalai). Siekiant apsidrausti nuo stichinių nelaimių, patartina numatyti ir atsarginių kopijų perkėlimą į kitą pastatą.


Taip pat, jei įmonėje yra kompiuterių tinklas, reikėtų suteikti teisę darbuotojams dirbti tik su tais ištekliais, kurie jiems reikalingi. Paprastai operacinė sistema leidžia apriboti eilinių tinklo vartotojų teises – galima išvis uždrausti matyti katalogus ir failus, galima tik neleisti matyti failų turinio arba tik pašalinti failus ar keisti turinį. Biuro programos leidžia apsaugoti failų turinį slaptažodžiais, reikalui esant galima pasinaudoti ir šia galimybe.


Norint sumažinti tikimybę, kad dokumentų informaciją vogs patys įmonės darbuotojai, reikėtų taisyklių, numatančių darbuotojų gyvenimo aprašymų faktų bei jų veiklos įmonėje patikrinimus.


Dokumentų tvarkymo plano įgyvendinimas


Parengus dokumentų tvarkymo taisykles, reikėtų jas įdiegti įmonėje – supažindinti visus darbuotojus ir įsitikinti, kad jų laikosi kurdami ir saugodami dokumentus. Taisyklės turi būti privalomos visiems, kurie naudojasi dokumentais įmonėje. Retkarčiais galima būtų patikrinti dalį dokumentų, kad įsitikintume, ar nedaromos klaidos dedant dokumentus į vietą bei suteikiant jiems pavadinimus.


Toks dokumentų tvarkymo planas įmonei galėtų būti sukurtas per dieną, tačiau jam įdiegti prireiks gerokai daugiau laiko. Atlikus tą kokybiškai, bus galima lengvai ir sparčiai rasti bet kurį reikalingą dokumentą.


Kitos publikacijos
PROGRAMA „EXCEL“ (3). VALDYMAS KONTEKSTINIU MENIU IR KLAVIATŪROS KLAVIŠAIS
PROGRAMA „EXCEL“ (2) – VALDYMAS PELE SPAUDŽIANT MYGTUKUS EKRANE
Programa „Excel“ (1). ĮJUNGIMAS ir lango elementai
Kaip dirbsime rytoj?
Patarimai, kaip pasirinkti kompiuterinę apskaitos sistemą (1)
Skolų amžiaus analizė
Jei tenka dirbti komandoje (2)
Paslėpkime nereikalingus įrankius (1)
Paslėpkime nereikalingus įrankius (2)
 
 
 
Tinklalapio struktūra | Svetainės taisyklės
Šiandien peržiūrėta: 10022