varnyte Struktūra   varnyte Parašykite mums  
Buhalteris






Daug yra tokių, kurie ką nors daro, bet nežino kam.

Mencijus

 Į pradžią Į pradžią

 Konsultacijos Konsultacijos

 Kalendorius Kalendorius

 
 
1. Konsultacijos
2. Teisės aktų pakeitimai
3. Buhalterio žodynėlis
4. Apskaitos ir mokesčių naudinga informacija
5. Teisė buhalteriui
6. Mokesčių apskaičiavimas ir apskaita
7. Vadybos ir kaštų apskaita
8. Buhalteris ir kompiuteris
9. Naudingi kontaktai
11. Laisvalaikis
12. Buhalterių birža
13. Valiutų santykiai
14. Kalendorius
15. Skaitykla
 
 

PIRMĄ KARTĄ TAIP IŠSAMIAI IR PRAKTIŠKAI!

 Knyga ,,BUHALTERINĖ VADYBOS IR KAŠTŲ   (menedžmento) APSKAITA" padės  pasijusti reikalingiems ne     VMI, bet pačiai įmonei – TAPSITE PAGRINDINIAIS ĮMONĖS   VADOVŲ PAGALBININKAIS, gebėsite pateikti vadybos         sprendimams priimti reikalingą  informaciją. Plačiau...

KĄ GALI PARODYTI MENEDŽMENTO (VIDINĖ) ATSKAITOMYBĖ (1)
2006 05 17
Kiekvienas vadovas, planuodamas įmonės veiklą, spręsdamas strateginius ir einamuosius jos veiklos klausimus, nori turėti patikimą ir išsamią informaciją, kad vadovaudamasis ja galėtų priimti teisingesnį sprendimą. Tai yra natūralu, juk vien intuicijos dažnai nepakanka. Sprendimams priimti reikalingą informaciją vadovui teikia įvairūs šaltiniai. Pagrindinis iš jų – tai įmonėje įdiegta menedžmento (vadybos) apskaitos sistema, kurioje sukaupti ir apdoroti duomenys pateikiami įmonės rengiamoje vidinėje atskaitomybėje.
 
Vadovui reikalingą informaciją apie įmonės veiklą, jos turtą bei skolas formuoja ir finansinė apskaita, kurios apibendrinti duomenys pateikiami finansinėje atskaitomybėje. Tačiau šių duomenų nepakanka, norint pamatyti tikrą įmonės veiklos vaizdą, sužinoti atskirų produktų pelningumą, išsiaiškinti atskirų įmonės padalinių ir jų darbuotojų veiklos efektyvumą. Taigi finansinės apskaitos teikiama informacija gali patenkinti tik labai nedidelę įmonės vadovų ir vadybininkų informacinių poreikių dalį. Vadybai finansinė apskaita ir negali būti labai naudinga, nes jos paskirtis – visai kita. Finansinės apskaitos ir atskaitomybės duomenys reikalingi įmonės savininkams, kad šie pamatytų, kaip pelningai dirba įmonė ir kokia jos finansinė būklė, ši informacija svarbi ir kreditoriams, valdžios institucijoms. Todėl specialiai tenkinti įmonės vadovų ir vadybininkų informacinius poreikius ir buvo sukurta atskira apskaitos rūšis – menedžmento (vadybos) apskaita. Jos formuojama informacija pateikiama vidiniais tikslais rengiamoje atskaitomybėje, kuri vadinama menedžmento (arba vidine) atskaitomybe.
Įmonėje įdiegta menedžmento apskaita gali patenkinti labai daugelį įmonės aukščiausios, vidurinės ir žemutinės grandžių vadovų informacinius poreikius. Ši apskaita gali pateikti informaciją apie tai, kiek įmonei iš viso atsieina pagaminti vieną ar kitą produktą, kiek kainuoja jį parduoti, todėl galima pamatyti tikrąjį kiekvieno produkto pelningumą (nuostolingumą). Menedžmento apskaita leidžia įvertinti, kiek kokio produkto reikia pagaminti ir parduoti, kad jis atsipirktų, taip pat ji padeda nustatyti, kiek padidės (sumažės) kaštai, jeigu kurių nors produktų gamybos ir pardavimų apimtis bus pakoreguota. Taip pat ši apskaita leidžia įvertinti kiekvieno įmonės padalinio (ir net kiekvieno darbuotojo) veiklos efektyvumą, išmatuoti  jo indėlį į visos įmonės veiklos rezultatą. Vertinti kiekvieno padalinio veiklos efektyvumą labai svarbu, nes nuo padalinių darbo galiausiai priklauso visos įmonės veiklos rezultatas. Gamybos ir prekybos padalinių veiklos efektyvumą įvertinti galima lengviau. Jie tiesiogiai dalyvauja produktų gamybos ir pardavimo procesuose, tad paprasčiau nustatyti jų santykį su uždirbamomis pajamomis ir pelnu. Kitų padalinių (administracinių, bendrųjų bei kitų aptarnaujančiųjų padalinių) santykį su pelno uždirbimu nustatyti labai sudėtinga, nes jie neturi tiesioginio sąryšio su produktų gamyba bei pardavimu. Tokių padalinių išlaidos įmonėse dažnai sudaro gana reikšmingas sumas ir todėl jas optimizuoti yra labai svarbu. Vadybos apskaita, taikydama įvairius kiekybinius ir kokybinius kriterijus, leidžia išmatuoti tokio pobūdžio padalinių veiklos efektyvumą, apskaičiuoti, kiek įmonei kainuoja tam tikra minėtų padalinių teikiama funkcija. Tai žinant, galima spręsti, kaip gerinti darbų organizavimą, kad sumažėtų tokių funkcijų savikaina, arba net nuspręsti kurią nors funkciją pirkti iš kitų specializuotų įmonių. Labai daugelis menedžmento apskaitą įsidiegusių įmonių po kurio laiko atsisako kai kurių iki tol jų pačių jėgomis atliekamų darbų ir pradeda juos kaip paslaugas pirkti iš kitų įmonių. Taip sutaupomos gana reikšmingos sumos.
Visus įmonės veiklos rodiklius ir kitą vadybai reikalingą informaciją įmonės vadovai bei vadybininkai gauna įvairių vidinių ataskaitų forma. Tas ataskaitas, t. y. vidinę atskaitomybę, turi rengti atskiras įmonės padalinys, vedantis visą menedžmento apskaitą. Geriausiai, kai tai pavedama ne buhalterijai, bet savarankiškam padaliniui, kurį tinkamiausia būtų vadinti planavimo ir kontrolės skyriumi. Padalinio pavadinimas visiškai atspindi jo pagrindines funkcijas, nes jam įmonėje pavedama įdiegti ir prižiūrėti visą biudžetų sistemą, o kartu ir kontroliuoti, kaip vykdomi biudžete nustatyti rodikliai, ir analizuoti nukrypimų nuo biudžeto priežastis. Kartu toks padalinys rengia visą vidinę atskaitomybę, kurios vartotojai, kaip minėta, yra visų lygių vadovai ir vadybininkai.
Visi įmonės vadovai ir vadybininkai, atsižvelgiant į jiems priskirtų užduočių ir atsakomybės laipsnį, disponuoja skirtinga informacija, tad jiems teikiamos skirtingos ataskaitos apie įmonės veiklą. Pavyzdžiui, aukščiausio lygio įmonės vadovams teikiama informacija apie visą įmonės veiklą pagrindiniais pjūviais (pagal sritis, produktų grupes, regionus ar kitaip) per tam tikrą laikotarpį. Tačiau tokie duomenys turi būti labai agreguoti, kad vadovai galėtų per trumpą laiką apžvelgti visos įmonės padėtį ir įvertinti, kaip sekasi vykdyti iškeltas užduotis. Šiuo metu daugelis įmonių vadovų apkraunami įvairiausiomis detaliomis ataskaitomis apie visas įmonės veiklos sritis ir visų padalinių veiklą. Tokia gausybė duomenų vadovus tik supainioja, jie sugaišta daugybę laiko juos nagrinėdami (arba galiausiai neištvėrę tas ataskaitas kur nors numeta), o priimti konkretų sprendimą netampa lengviau. Todėl, kad ir kaip žiūrėtum, kalti patys vadovai, nes nesugeba aiškiai suformuluoti, ką nori matyti ataskaitose. Nekvalifikuoti arba bijantys paskirti atsakomybę žemesnio rango pareigūnams įmonių vadovai nori „matyti viską“. Tai jie ir gauna, tik po to nežino, ką su tuo daryti. Juk tiesiog neįmanoma atsižvelgti į begalę įvairių duomenų. Taigi vienas iš pagrindinių (bet gana sunkiai įgyvendinamų) vidinei atskaitomybei keliamų tikslų yra toks, kad informacijos ataskaitose turi būti pakankamai, kad būtų galima priimti pagrįstą vadybos sprendimą, tačiau jos neturi būti per daug, kad daugybė duomenų neužgožtų esmės.
Skirtingo lygmens vadovai gauna skirtingo lygio užduotis ir turi nevienodą atsakomybę, tad jiems reikia ir skirtingos informacijos apie įmonės veiklą. Todėl kuriant vidinės atskaitomybės sistemą įmonėje, reikia laikytis tam tikro principo: kuo aukštesnio rango vadovas, tuo mažiau duomenų jis turi gauti apie įmonės veiklą, bet ta informacija turi būti agreguota, kad apimtų kuo didesnę įmonės veiklos dalį (ar net visą įmonės veiklą). Taip vidinė atskaitomybė padeda vadovui atsižvelgti tik į esminius dalykus, neapkraudama jo begale nereikalingų konkrečiam sprendimui priimti duomenų. Suprantama, geriausia, kai įmonės vadovas pats pasirenka, kokią informaciją ir kokiu detalumu jis norėtų gauti. Deja, neretai vadovai gerai nežino, kokių duomenų jiems reikia tam tikru atveju ir užsiprašo jų gerokai daugiau, nei reikėtų. Žemesnio rango vadovai, vadovaujantys atskiroms įmonės veiklos sritims ar padaliniams, atitinkamai turi gauti detalesnius duomenis, tačiau tik apie savo vadovaujamų sričių ar padalinių veiklą. Žemiausio rango vadybininkams, vykdantiems konkrečias funkcijas, reikia jau itin detalių duomenų, bet tik tiek, kiek reikia jų darbo funkcijoms vykdyti. Todėl labai svarbu iš karto apsispręsti, kam kokie duomenys yra būtini, o kam kokių duomenų nereikia ar net kartais ir negalima pateikti, pavyzdžiui, siekiant išsaugoti komercines paslaptis.
Įmonės vidinė atskaitomybė apima beveik visą įmonės veiklą ir rengiama visais įmanomais pjūviais, kokių tik reikia norint patenkinti vadovų informacinius poreikius. Pavyzdžiui, aukščiausiems įmonės vadovams reikalingos ataskaitos apie visą įmonės veiklą, t. y. jose turi būti parodytos visos įmonės pajamos (detalizuotos pagal prekes arba jų grupes), visos patirtos sąnaudos ir gautas pelnas iš prekių pardavimo. Sąnaudos (ir išlaidos, jeigu jos ataskaitiniu laikotarpiu neuždirbs pajamų ir yra kapitalizuotos) tokiose ataskaitose taip pat turi būti detalizuotos pagal pagamintas (ar nupirktas) ir parduotas prekes arba jų grupes. Taip pat dažnai įmonės vadovas turi žinoti apie kiekvieno padalinio patirtas sąnaudas (ar padarytas išlaidas) ir darbus, kuriuos tie padaliniai atliko konkrečiu laikotarpiu. Visa įmonės veikla susideda iš atskirų įmonės padalinių veiklos, nes kiekvienas padalinys įneša tam tikrą indėlį į galutinį įmonės veiklos rezultatą. Kiekvienas padalinys daro didesnę ar mažesnę įtaką visos įmonės veiklos rezultatams ir gali pagerinti galutinį rezultatą (padidinti pelną) arba jį pabloginti. Todėl labai svarbu žinoti kiekvieno padalinio veiklos efektyvumą – kokį rezultatą jis pasiekia, naudodamas paskirtus išteklius. Suprantama, ne visada padalinių atliktų darbų apimtį galima kaip nors objektyviai išmatuoti kokiais nors matais (piniginiais ar nepiniginiais). Tačiau tuomet galima naudoti tam tikrus kokybinius kriterijus: vertinti padalinio veiklą pagal nesuvėluotą privalomų darbų atlikimą kitiems padaliniams ar išoriniams vartotojams, pagal gautų nusiskundimų padalinio atliktų darbų kokybe skaičių ir pan. Tiesa, tokie kriterijai ne visada padeda vadovui gerai suprasti padalinio veiklos rezultatus ir jos efektyvumą, bet bent jau leidžia atkreipti dėmesį į padalinio veiklos tobulinimo poreikius.
Įmonės vadovui skirtose ataskaitose kiekvieno padalinio veiklos duomenys gali būti pateikti labai apibendrintai – gal net viena ar keliomis eilutėmis. Tačiau kiekvieno įmonės padalinio vadovui turi būti rengiamos atskiros vidinės ataskaitos, kuriose to padalinio veiklos per atitinkamą laikotarpį duomenys pateikiami labai detaliai ir įvairiais pjūviais. Tokių ataskaitų reikia padalinio vadovui, kad jis matytų, kaip sekėsi įvykdyti jo vadovaujamam padaliniui pavestas užduotis. Padalinių ataskaitų forma ir turinys turi būti nustatomi pagal informacijos poreikį, kitaip tariant, kokios informacijos apie padalinio veiklą reikia jo vadovui, tokią jis ir turėtų gauti iš atskaitomybės. Suprantama, vėlgi labai svarbu atrinkti, ne tik kokią informaciją tam tikro padalinio vadovui reikia teikti, bet ir kokios informacijos jam neduoti. Juk, kaip žinome, papildomi nereikalingi duomenys ne palengvina, bet tik apsunkina sprendimo priėmimą. Be to, per daug informacijos negalima duoti ir dėl kitų priežasčių, pavyzdžiui, siekiant išvengti komercinių paslapčių paskleidimo ir galimos nesantaikos tarp atskirų padalinių, jeigu jie matytų ir vienas kito veiklos duomenis. Parengtoje bendroje kelių padalinių veiklą atspindinčioje ataskaitoje atskirų skilčių duomenys paslepiami, arba, kitaip tariant, „užmigdomi“ (anglų kalboje vartojama sąvoka „sleeping“), kai tokia ataskaita teikiama vienam iš joje atspindėtų padalinių vadovų. Vadovas mato tik savo padalinio duomenis, o kitų padalinių rodiklių nesužino (žr. 1 pavyzdį).
1 PAVYZDYS
 
Konfidencialu
Skirta: Juridinio skyriaus vedėjui
 
Bendrųjų padalinių išlaidų ataskaita už 20X5 m. kovo mėn. (litais)
Padalinys
 
Išlaidos
Buhalterija
Juridinis skyrius
Informacinių technologijų skyrius
Ūkio skyrius
Darbo užmokesčio išlaidos
 
3300
 
 
Ilgalaikio turto nusidėvėjimo ir eksploatavimo išlaidos
 
450
 
 
Ryšio išlaidos
 
300
 
 
Kanceliarinės ir ūkinės išlaidos
 
400
 
 
Kitos išlaidos
 
700
 
 
Iš viso
 
5150
 
 
 
1 pavyzdyje esanti bendrųjų padalinių išlaidų ataskaita, apimanti kelių padalinių duomenis, teikiama tik Juridinio skyriaus vadovui, todėl kitų padalinių duomenys „uždengiami“ rastru ir jis jų nemato. Jeigu tokia ataskaita būtų teikiama kito padalinio, pavyzdžiui, Ūkio skyriaus vadovui, jis irgi matytų tik savo padalinio duomenis, o kitų padalinių rodikliai, esantys toje ataskaitoje, būtų paslėpti. Šiaip rengiant vidinę atskaitomybę visada reikėtų laikytis principo, kad vadovas (nesvarbu, kokio rango) turi gauti tik tiek informacijos, kiek jos reikia tam tikram sprendimui priimti, neviršijant savo kompetencijos. Jeigu padalinio vadovas gaus informacijos, pagal kurią negalės nieko pakeisti (pavyzdžiui, tai bus ne jo kompetencija), tai geriau jam tokios informacijos apskritai neteikti.
Kadangi padalinių veikla skiriasi, jie įgyvendina skirtingas užduotis, tad ir jų veikla turi būti vertinama pagal skirtingus kriterijus. Tai lemia kiekvieno padalinio atskaitomybės individualumą. Tačiau vis tiek tikslinga nustatyti tam tikrus bendrus reikalavimus kiekvieno padalinio atskaitomybei, kad aukštesnio rango vadovams, vadovaujantiems keliems padaliniams, būtų lengviau tas ataskaitas nagrinėti. Todėl visų padalinių ataskaitos turi apimti vienodos trukmės laikotarpį, jose turėtų būti parodytas jų veiklos rezultatas, išreikštas piniginiais ir / ar natūriniais matais. Be to, kiekvieno padalinio atskaitomybėje turi būti nurodyta per laikotarpį padarytų jo išlaidų (ar patirtų sąnaudų) suma, kurią pravartu detalizuoti pagal padarytų išlaidų rūšis (pavyzdžiui, darbo užmokesčio, ilgalaikio turto nusidėvėjimo bei eksploatavimo, ryšio ir kitas išlaidas).
Natūralu, kad kiekviena įmonė planuoja savo veiklą ir numato siektinus veiklos rodiklius. Gana daug įmonių Lietuvoje jau sudarinėja biudžetus savo veiklai, nes tai labai veiksminga vadybos priemonė, padedanti numatyti išteklius, reikalingus nustatytoms užduotims, ir kontroliuoti, kaip tos užduotys vykdomos. Kai įmonėje yra įdiegta biudžetų sistema, vidinėje atskaitomybėje parodomi ne tik faktiniai, bet ir biudžetiniai rodikliai. Palyginus šiuos rodiklius, atskaitomybėje nurodomi faktinių rodiklių nukrypimai nuo biudžetinių. Pagal tai labai paprasta nustatyti, ar įmonė ir atskiri jos padaliniai įvykdė jiems iškeltas užduotis, ar ne. Analizuojant gautus nukrypimus, nustatant jų atsiradimo priežastis ir numatant priemones jiems panaikinti, priimami atitinkami vadybiniai sprendimai. Biudžetinių ir faktinių rodiklių pateikimą atskaitomybėje iliustruoja 2 pavyzdys. Jame pateikta situacija, kai įmonės pardavimų skyrius, pardavinėjantis trijų grupių prekes, birželio mėnesį neįvykdė I prekių grupės pardavimų pajamų biudžeto 3000 Lt, tačiau viršijo II ir III prekių grupių pardavimų pajamų biudžetus (atitinkamai – 4000 ir 5000 Lt). Susumavus visas pardavimų pajamas iš visų trijų prekių grupių pardavimų, gaunamas 6000 Lt bendras nukrypimas nuo pajamų biudžeto. Nors toks sumavimas atliekamas visą laiką, tačiau vadybos prasme jis ne visuomet teisingas, nes pardavimų skyriui galėjo būti paskirta užduotis ne tik  įvykdyti pardavimų biudžetą, bet tai atlikti pagal kiekvieną prekių grupę. Todėl bendrai vertinant pardavimų skyriaus veiklą, galima sakyti, kad iš trijų gautų užduočių (parduoti tam tikrą I, II ir III grupių prekių kiekį) vienos jis neįvykdė, o dvi įvykdė labai gerai.
2 PAVYZDYS
 
Konfidencialu
Pardavimų skyriaus pajamų ataskaita
už 20X5 m. birželio mėn. (litais)
 
Nr.
Prekių grupė
Biudžetinės pajamos
Faktinės pajamos
Nukrypimas
1
2
3
4
5
1.
I grupė
37 000
34 000
-3000
2.
II grupė
34 000
38 000
+4000
3.
III grupė
32 000
37 000
+5000
Iš viso
103 000
109 000
+6000
 
Vidinėje atskaitomybėje pateikiama informacija apie įmonės ir jos atskirų padalinių veiklą yra slapta, nes ją sudaro daugybė komercinių paslapčių. Todėl, siekiant tokią informaciją apsaugoti nuo konkurentų, o tam tikrais atvejais – ir nuo kai kurių darbuotojų, įmonėje tikslinga imtis pakankamai griežtų priemonių. Iš dalies informacijos slaptumą galima užtikrinti apribojant jos teikimą vadybininkams, t. y. teikiant jiems tik tiesiogiai su jų vykdomomis funkcijomis susijusią informaciją. Taip pat su darbuotojais, prieinančiais prie įmonės komercinių paslapčių, patartina sudaryti individualias sutartis (susitarimus) dėl tokios informacijos neskelbimo. Taip pat labai naudinga visas menedžmento ataskaitas pažymėti tam tikru jose esančios informacijos slaptumą nurodančiu ženklu, pavyzdžiui, grifu „konfidencialu“ dokumento viršuje, kaip parodyta straipsnyje esančiuose ataskaitų pavyzdžiuose.

Jagminas V. Ką gali parodyti menedžmento (vidinė) atskaitomybė // Vadovo pasaulis, 2005, Nr. 5. P. 12.

 

Audiokursas
“Kaštų apskaita ir produktų savikainos kalkuliavimas”
spauskite čia
Komentarai (1)

Kitos publikacijos
Paslaugų savikainos apskaičiavimo būdai
MENEDŽMENTO APSKAITA PIRMIAUSIA REIKALINGA PATIEMS BUHALTERIAMS!
PRODUKTŲ SAVIKAINOS RODIKLIŲ SVARBA VADYBOS SPRENDIMAMS
VADYBOS IR KAŠTŲ APSKAITOS SĄSKAITŲ NAUDOJIMAS
Fi­nan­si­nei ap­skai­tai bū­din­gų trūkumų įvertinimas
ĮMONĖS BENDRŲJŲ KAŠTŲ APSKAITA IR PASKIRSTYMAS
Valstybė, kuriai nevadovaujama
Apskaitos vaidmuo įmonės vadybos sistemoje  (2)
Vadybos kaštų optimizavimas
Atskaitomybė pagal atsakomybę (1)
TAUPUS MOKA DVIGUBAI: visiškas nesiorientavimas versle ir jo aplinkoje daugelį šalies įmonių veda į pražūtį! (2)
Apskaičiuota ATSAKOMYBĖ
Nukrypus nuo kurso, gelbėkitės, kas galite!
JEIGU IŠĖJO "KAIP VISADA", susimąstykite, ar tikrai norėjote "kuo geriau"!
MENEDŽMENTO APSKAITA – Į PAGALBĄ VADOVAMS (1)
DIAGNOZĖ: NEEFEKTYVUMAS. VAISTAS – VADYBOS APSKAITA (1)
KOKIĄ VADYBOS APSKAITOS SISTEMĄ PASIRINKTI
 
 
 
Tinklalapio struktūra | Svetainės taisyklės
Šiandien peržiūrėta: 613